EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP PADA KANTOR ARSIP DAERAH (ARDA) PROPINSI BENGKULU

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana efektivitas
pengelolaan arsip yang diterapkan pada Kantor Arsip Daerah (ARDA) Propinsi
Bengkulu terutama dilihat dari Perencanaan (Planning), Pengorganisasian
(Organizing), Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan (Controlling).
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan metode deskriptif, dimana
peneliti berusaha menggambarkan kondisi objektifitas dari objek penelitian yaitu
efektivitas pengelolaan arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi Bengkulu. Adapun
sasaran (informan) dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode sampel
bertujuan (purposive sampling) sebanyak 10 orang dari ARDA Propinsi Bengkulu
yang terdiri dari : 5 orang dari ARDA Propinsi Bengkulu yang terdiri dari dan 5
orang pengguna jasa arsip/peminjam yang berguna untuk mengukur keberhasilan
ARDA Propinsi Bengkulu dalam pengolahan kearsipan. Metode pengambilan data
dalam penelitian menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi.
Dari hasi penelitian dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip yang diterapkan pada
Kantor Arsip Daerah (Arda) Propinsi Bengkulu sudah berjalan dengan efektif.
Efektivitas tersebut terlihat pada proses Perencanaan (Planning) yaitu sudah
terlaksananya perencanaan melalui penyusunan proses perencanaan Kantor ARDA,
penentuan metode dalam pengelolaan arsip, penentuan tanggung jawab masing-masing pihak yang berkaitan dengan arsip dan anggaran yang dibutuhkan dalam
pengelolaan arsip, penentuan metode dalam pengelolaan arsip, penentuan
tanggungjawab masing-masing pihak yang berkaitan dengan arsip dan anggaran yang
dibutuhkan dalam pengelolaan arsip. Pengorganisasian (Organizing) yaitu
Pengorganisasian dalam pengelolaan arsip untuk mencapai efektivitas di Kantor
Arsip Daerah Propinsi Bengkulu sudah berjalan dengan baik yaitu melaui pembagian
kerja proses pengendalian surat dan naskah yang masuk dan keluar, proses penataan
dan penyusutan arsip. Terjalinnya hubungan kerja antar satuan organisasi dengan
pegawai di unit kearsipan dan hubungan kerja antara unit kearsipan dengan unit-unit
pengolah surat/naskah yang ada di Kantor Arsip Daerah Propinsi Bengkulu.
Pelaksanaan (Actuating) yaitu pelaksanaan pengelolaan arsip yang efektif di Kantor
Arsip Daerah Propinsi Bengkulu dilakukan dengan pengendalian sejak lahirnya arsip
hingga pemusnahan atau pelestarian termasunk di dalam masalahnya pemeliharaan
arsip. Kemudian dalam pemeliharaan arsip, sehingga arsip dapat mudah ditemukan
kembali, memperlancar pelaksanaan data informasi yang diperlukan. Selain itu
efektivitas ditunjukkan dengan terjaminnya keamanan dan keawetan, serta terciptanya
ketertiban penyimpanan, penenempatan serta penyusutan dan pemusnahan arsip.
Pengawasan (Controling) yaitu pengawasan pengelolaan kearsipan di Kantor Arsip
Daerah Propinsi telah berjalan efektif melalui pengawasan yang dilakukan sebelum
pelaksanaan kegiatan (precontrol) yaitu pada proses perencanaan pengelolaan
kearsipan. Adanya pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sedang
berlangsung yaitu pada saat pengelolaan arsip, pemeliharaan dan pemusnahan.