PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT UNTUK MEMPERLANCAR PROSES PENYAMPAIAN INFORMASI PADA KANTOR KECAMATAN GIRI MULYA KAB. BENGKULU UTARA PROV. BENGKULU

Prosedur pengelolaan surat termasuk sumber informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi secara maksimal. Prosedur pengelolaan surat merupakan suatu pekerjaan dalam surat-menyurat yang dilakukan secara berurutan dan secara
tertata, yaitu dengan mengelola, mengatur, serta mengurus supaya memperlancar bagian administrasi sebuah kantor atau instansi. Penyebaran informasi kepada pihak lain tidak akan menimbulkan masalah jika pengelolaan surat dilaksanakan
dengan benar. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Giri Mulya Kab. Bengkulu Utara Provinsi Bengkulu. Penelitian ini merupakan penelitian
deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk meliputi penerimaan, penyortiran, pencatatan,
pendistribusian, penyimpanan dan penemuan arsip. Prosedur pengelolaan surat keluar meliputi pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan, penandatanganan, pencatatan, pengiriman, dan penyimpanan. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Giri Mulya
belum dilaksanakan secara optimal disebabkan pada penerimaan surat pegawai tidak segera mengelola surat yang diterima, tetapi menunggu terkumpul banyak
terlebih dahulu, surat yang diterima seperti surat edaran, perizinan, permohonan, dan undangan. Kendala lain seperti kurangnya ruang atau tempat penyimpanan arsip, kegiatan persetujuan konsep masih sering terjadi kesalahan pada penulisan dan perlunya perbaikan pada konsep surat. Dalam mengatasi kendala akan dilakukan ketelitian saat pembuatan konsep surat dan penambahan ruang atau tempat penyimpanan arsip