ANALISIS KEARSIPAN PADA KANTOR DINAS KESEJAHTERAN SOSIAL PROPINSI BENGKULU

Skripsi ini berjudul: Analisis Kearsipan pada Kantor Dinas Kesejahteran Sosial
Propinsi Bengkulu. Kantor Dinas Kesejahteran Sosial Propinsi Bengkulu sebagai
suatu Organisai tentulah tidak terlepas dari kegiatan kearsipan, dalam melaksanakan
kegiatan kearsipannya menggunakan gabungan sistem sentralisasi dan desentralisasi
yaitu penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau
disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang
sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip in-aktif dikelola di sentral arsip yaitu
pada sub Bagian Tata Usaha Urusan Umum.
Tujuan yang ingin di capai dalam penelitin ini adalah untuk mengetahui dan
menjelaskan mengenai kearsipan pada Kartor Dinas Kesejahteran Sosial Propinsi
Bengkulu. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif yang merupakan
suatu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis
atau lisan dari orang-orang dan prilaku yang diamati. Sasaran dalam penelitian ini
terdiri dari 10 orang yang terdiri dari : a). Ka. Subbagian TU, Pegawai TU sebanyak
4 orang, Seksi-seksi yang mengurusi arsip sebanyak 3 orang, dan Kasi-kasi
sebanyak 2 orang.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem pengelolaan kearsipan yang diterapkan
di Kantor Dinas Kesejahteraan Sosial Propinsi Bengkulu adalah sistem abjad, yaitu
sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem
ini semua arsip/dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau
kantor. Sistem pengelolaan kearsipan yang diterapkan di Kantor Dinas Kesejahteraan
Sosial Propinsi Bengkulu cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari sudah memadainya
sistem kearsipan yang meliputi: Sistem penerimaan arsip, sistem pencatatan arsip,
sistem pengiriman arsip, prosedur pelaksanaan kearsipan, sistem penyimpanan arsip,
sistem pemeliharaan arsip, sistem pemindahan dan pemusnahan arsip serta sistem
penemuan kembali arsip. Pengorganisasian arsip di Kantor Dinas Kesejahteraan
Sosial Propinsi Bengkulu menggunakan azas desentralisasi yaitu semua unit kerja
mengelola arsipnya masing-masing. Sistem ini digunakan karena pengelolaan arsip
dapat dilakukan sesuai kebutuhan kerja masing-masing, keperluan akan arsip lebih
mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri, dan penanganan arsip lebih
mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal baik.