ANALISIS PENYUSUTAN ARSIP DI SENTRAL KHASANAH ARSIP STUDI KASUS KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA PROVINSI BENGKULU

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan penyusutan arsip di Bank
Indonesia bengkulu telah sesuai mengikuti prosedur Manajemen Dokumen Bank
Indonesia (MDBI) sesuai dengan indikator penyusutan arsip yaitu pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan (Departemen Pengelolaan Logistik dan Fasilitas
Divisi Layanan dan Arsip, 2022).
1. Prosedur penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan
oleh MDBI. Dalam prosesnya seperti pemindahan arsip dilakukan atas
pemberitahuan notifikasi daftar arsip yang dipindahkan pada sistem BI-RMS.
Pemusnahan arsip dibuatkan daftar arsip yang akan dimusnahkan (DAM) dan
dilakukan penilaian dengan membentuk panitia penilai arsip jika arsip yang masa
retensinya lebih dari 10 tahun, Arsip yang dimusnahkan juga telah diperhatikan
mengenai nilai guna dan juga jadwal retensinya sehingga tidak ada arsip yang
dimusnakan tanpa pertimbangan terlebih dahulu. Dan penyerahahan arsip
dilakukan ke lembaga kearsipan dengan dilakukan melalui UKKP meminta
persetujuan penyerahan arsip kepada Deputi Gubernur yang membidangi
Kearsipan yang dilampiri laporan penilaian dan usul penyerahan.
2. Dalam indikator tersebut ditemukan beberapa kendala pada indikator
pemindahan dan pemusnahan arsip. Pada proses pemindahan arsip ada dokumen
yang tidak lengkap sehingga arsiparis harus mencari dokumen yang hilang agar bisa input kedalam aplikasi BI-RMS (Bank Indonesia- Record Management
System), hal tersebut disebabkan oleh arsip yang beririsan antar unit berpotensi
tercecer namun dapat ditemukan dengan proses tracking arsip, hanya saja hal ini
proses penyusutan arsip menjadi kurang efektif. Pada indikator pemusnahan
arsip ditemukan kendala yaitu sulitnya menentukan Jadwal Retensi Arsip untuk
dokumen tertentu. Yang mana jadwal retensi dari beberapa dokumen berbeda,
hal tersebut membuat arsiparis memerlukan banyak waktu untuk menentukan
Jadwal Retensi Arsip dan semakin hari arsip terus tercipta sehingga terjadinya
penumpukan pada arsip dengan hal begitu dapat menghambat kinerja arsiparis.